ORIENTAÇÕES SOBRE INCINERAÇÃO

 

ORIENTAÇÕES SOBRE INCINERAÇÃO DE DOCUMENTOS ESCOLARES

DOCUMENTO ESPECÍFICO PARA REDE MUNICIPAL DE PALMAS-TO

 ( Em vermelho as alterações sugeridas na reunião com os(as) secretários(as), dia 24/09/21 )

1- Estude a PORTARIA GAB/SEMED Nº 0257, DIÁRIO OFICIAL DE 01/09/2021, que regulamenta a guarda ou incineração de documentos escolares da Rede Municipal de Palmas-TO.

 

2- OBSERVAÇÕES DE ASSUNTOS AINDA NÃO REGULAMENTADOS OFICIALMENTE:

2.1- Retirar o excedente antes de arquivar: no Dossiê permanente de aluno (manter apenas: registro de nascimento, histórico de origem, ficha individual de cada ano estudado, cartão de vacina, uma via do histórico expedido já assinado).

 

2.2- Retirar o excedente antes de arquivar: no Dossiê de servidor (manter apenas: os documentos de identificação do servidor, se docente o diploma referente à função que exerce, termo de lotação e início de atividade, ficha funcional, declaração de encerramento de atividade).

 

2.3- A última Modulação de cada ano deve ir para arquivo permanente.

 

2.4- As Portarias e Ofícios normativos só incinera se for cópia.

 

 

	Ofícios recebidos (assuntos pontuais)	Durante o ano letivo	Temporário, após um ano, Incineração
	Ofícios recebidos (assuntos complexos)	Durante o desenvolvimento do processo	Temporário, após  cinco anos Incineração
	Ofícios expedidos (assuntos pontuais)	Durante o ano letivo	Temporário, após um ano, Incineração
	Ofícios expedidos (assuntos complexos)	Durante o desenvolvimento do processo	Temporário, após  cinco anos Incineração
	Ofícios com efeito permanente. (exemplo: idades para matrícula)	Durante o desenvolvimento do processo	Arquivo permanente

 

 

TABELA  AMPLIADA  DA PORTARIA  0257/2021

ANEXO – I  da  PORTARIA 0257 – D.O. 01-09-21

 

TABELA DE TEMPORIDADE E DESTINO DOS DOCUMENTOS ESCOLARES SECRETARIA ESCOLAR
	DOCUMENTOS ESCOLARES	ARQUIVO ATIVO	DESTINO
1	Requerimento de matrícula(ficha);	Até transferência	Arquivo – Permanente
2	Cópia de atestado e declaração de aluno;	ano letivo	Incineração
3	Avaliação de alunos para matrícula sem documento de escolaridade, para reclassificação, para adaptação de estudos, deve registrar em livro próprio;	ano letivo	Arquivo – Temporário Período: até a conclusão do ensino fundamental.
4	Diários de classe;	ano letivo	Arquivo - Permanente Local: SIGE.
5	Pasta do aluno, contendo os documentos pessoais, a ficha de matrícula e o histórico escolar de origem;	Até transferência	Arquivo - Permanente
6	Livros de ata;	Até encerrar.	Arquivo - Permanente
7	Atas de resultados finais devidamente conferidas com as atas de conselho de classe e assinadas;	Até encadernar.	Arquivo - Permanente
8	Atas do conselho de classe, de fim de ano, com os registros do resultado final de cada aluno, também o registro de decisões do conselho sobre aluno com nota abaixo da média, especificando se aprovado , reprovado, abandono...	Até a conferência das atas de resultados finais.	Arquivo - Permanente
9	Pasta de legislação;	Durante vigência	Incineração
10	Pasta de documentos da Escola: lei de criação e denominação e suas alterações, autorizações de funcionamento, Alvaras;	Durante vigência	Arquivo - Permanente
11	Livro de ata dos Conselhos de Classe bimestrais;	ano letivo	Arquivo - Temporário Período: cinco anos.
12	Livro de registro de matrículas;	Até encerrar.	Arquivo - Permanente
13	Livro de registro de transferências recebidas e expedidas;	Até encerrar.	Arquivo - Permanente
14	Livro do termo de visita da Inspeção Escolar, do Conselho de Educação e do Conselho de Alimentação Escolar;	Até encerrar.	Arquivo - Permanente
15	Livro de Atas de reuniões com os pais;	Até encerrar.	Arquivo - Permanente
16	Livro de Atas de reuniões com servidores;	Até encerrar.	Arquivo - Permanente
17	Mandados judiciais, similares e ouvidoria;	Até finalizar processo	Arquivo - Temporário Período: cinco anos
18	Calendário escolar;	Ano letivo	Arquivo - Temporário Período: cinco anos
19	Frequência dos servidores;	Ano civil	Arquivo - Permanente
20	Matriz Curricular atual	em vigência.	Arquivo - Permanente
21	Matriz Curricular anos anteriores para justificar atos consumados.	xxx	Arquivo - Permanente
22	Regimento Escolar Atual	Durante vigência	Arquivo - Permanente
23	Regimento Escolar anos anteriores para justificar atos consumados.	xxx	Arquivo - Permanente

 

 

 

ANEXO – II  da  PORTARIA 0257 – D.O. 01-09-21

TABELA DE TEMPORIDADE E DESTINO DOS DOCUMENTOS ESCOLARES COORDENAÇÃO FINANCEIRA
	DOCUMENTOS ESCOLARES	ARQUIVO ATIVO	DESTINO
1	Inventário de bens;	Até o próximo inventário	Arquivo - Permanente
2

 

 

ANEXO – III  da  PORTARIA 0257 – D.O. 01-09-21

TABELA DE TEMPORIDADE E DESTINO DOS DOCUMENTOS ESCOLARES COORDENAÇÃO PEDAGÓGICA
	DOCUMENTOS ESCOLARES	ARQUIVO ATIVO	DESTINO
1	Livro de Atas de reuniões pedagógicas;	Até encerrar.	Arquivo - Permanente
2	Planejamento pedagógico;	ano letivo	Arquivo – Temporário Período:  um ano
3	Planos de ensino;	Durante execução	Arquivo – Temporário Período:  um ano
4	Projeto político-pedagógico;	Até substituição	Arquivo - Permanente

 

 

ANEXO – IV  da  PORTARIA 0257 – D.O. 01-09-21

TABELA DE TEMPORIDADE E DESTINO DOS DOCUMENTOS ESCOLARES ORIENTAÇÃO  EDUCACIONAL
	DOCUMENTOS ESCOLARES	ARQUIVO ATIVO	DESTINO
1	Ocorrências disciplinares dos alunos;	Até final do ano.	Incineração
2	Avisos e comunicados em geral;	Ano letivo	Incineração
3	Solicitação da família para o filho entrar aquele dia sem o uniforme por motivo especificado;	Aquele dia	Incineração

 

 

ANEXO – V  da  PORTARIA 0257 – D.O. 01-09-21

TABELA DE TEMPORIDADE E DESTINO DOS DOCUMENTOS ESCOLARES DIREÇÃO ESCOLAR
	DOCUMENTOS ESCOLARES	ARQUIVO ATIVO	DESTINO
1	Livro de ocorrências disciplinares dos servidores;	Até encerrar.	Arquivo - Permanente
2	Livro de Atas da A.C.E.: Conselho Escolar, Conselho Fiscal, Assembleias;	Até encerrar.	Arquivo - Permanente
3